Het dynamische WFP hoofdkantoor

Ik heb het blijkbaar toch echt goed verstaan. Mijn kamergenote op onze logistieke WFP afdeling heeft me zojuist verlegen gevraagd of ze mijn haar even mag aanraken. Ondanks een goede opleiding en enkele jaren werkervaring op het WFP hoofdkantoor – waar naar mijn idee toch voldoende internationale bezoekers komen – heeft ze deze kans nooit kunnen/willen/durven grijpen. Vier weken met mij(n blonde lokken) op een kamer was voldoende om haar gene te overwinnen en daarmee kan ze weer iets van haar bucket list afstrepen.

Iedere ochtend groet ik de bewakers, betreed ik het 50 man tellende hoofdkantoor en ga ik met ons kleine logistieke projectteam aan de slag. De eerste weken moest ik wel wennen aan de lange werkdagen (07:30-17:30!), de Malawiaanse punctualiteit (ja, er zit een verschil tussen “now” en “now-now”) en met name het plannen van afspraken. Zo waren de eerste week 15 introductiegesprekken gepland, waarvan er uiteindelijk (na veel vragen, zoeken en wachten) 11 nogmaals ingepland moesten worden. En ook de presentatie die ik voor het hoofdkantoor heb gehouden moest er tot 3 maal toe aan geloven. Maar het gemak, de rust en de hartverwarmende glimlach waarmee mijn collega’s deze ‘unexpected events’ behandelen, is een levensles die ik wil proberen te blijven herinneren.

Vanwege de drukte vliegen de dagen hier voorbij op kantoor: overstromingen en droogte hebben afgelopen oogstmaanden zoveel schade aan de gewassen toegebracht, dat de bevolking onvoldoende voedselvoorraden heeft opgebouwd om aanstaand regenseizoen te overbruggen. Daarnaast is de inflatie van basisvoedsel zoals mais ongelofelijk hoog; in 1 jaar is deze 102% waarmee het nu dus 2x zo duur is geworden en er dus nog meer gezinnen ‘foodinsecure’ raken. De National Grain Reserves van Malawi kunnen maar een klein deel van deze dreigende hongersnood opvangen en daarom is het WFP van oktober t/m februari een Emergence Operation gestart om 1,7 miljoen Malawianen van voedsel te voorzien. Ons kantoor is daarom de afgelopen weken met 40 medewerkers gegroeid naar zo’n 160 personen in totaal; de optelsom van recruitment, opleiding en het installeren van deze mensen geeft een hektische dynamiek.

Naast dit ‘Emergency Response Programme’ heeft het WFP ook het ‘Country Programme’. Dit programma is erop gericht de bevolking structureel vooruit te helpen en te ondersteunen en bestaat uit het Refugee-, Nutrition- en School Meals Programme. Dit laatste programma is ons natuurlijk het beste bekend omdat Nienke hierin actief is en PostNL dit al meer dan 10 jaar steunt! Het totale Country Programme omvat een landelijk dekkend netwerk, bestaande uit twee warehouses, ruim 1000 distributielocaties verdeeld over 28 provincies en meer dan 50 distributiepartners die jaarlijks 15 miljoen kilo voedsel verspreiden voor ruim 1,1 miljoen voedselbehoevenden. Het doel van mijn project is om de logistieke inrichting van dit netwerk te optimaliseren.

Op basis van de 4 maanden analyse in Nederland en de twee weekse fieldtrip na aankomst – waarbij we de gehele WFP supply chain in de praktijk hebben bekeken – heb ik een presentie aan het management team van het WFP hoofdkantoor gegeven. De 4 geformuleerde adviezen nav de quick scan waren: (1) combineer volumes met andere (non) UN-partners, (2) heroverweeg de locaties en het aantal distributiepunten, (3) synchroniseer en combineer de distributiecycli van de verschillende voedselprogramma’s en (4) creëer een kosten-efficiënt aantal overslagpunten obv een model-analyse. Het was spannend om te zien hoe men zou reageren, maar gelukkig was men erg enthousiast over de oplossingsrichtingen. Over punt 1 en 2 werd eigenlijk al tijden gesproken, maar was nog nooit daadkrachtige actie op ondernomen en men was in de veronderstelling dat punt 3 al grotendeels gebeurde. Na overleg is besloten dat mijn project zich verder zal focussen op punt 4 – de overslagpunten – en dat de andere 3 adviezen verder uitgewerkt worden binnen twee andere WFP afdelingen.

Momenteel ben ik bezig om dit model te ontwikkelen om een concreet advies over het aantal en de locaties van de overslagpunten te kunnen geven inclusief het verwachte besparingspotentieel. De verwachting is momenteel dat dit project minimaal 100.000 dollar aan logistieke kosten per jaar zal gaan besparen. Door deze PostNL hulpvorm worden indirect heel veel extra maaltijden voor kinderen in Malawi mogelijk gemaakt en ik ben erg trots dat PostNL hier een steentje aan bijdraagt!

In mijn volgende blog zal ik wat meer vertellen over de typische Malawiaanse dynamiek en enkele inzichten uit mijn project.
Tot de volgende post,
Bart